Context
Se discută tot mai mult de digitalizare și este foarte bine. Este mare nevoie de digitalizare în administrație, în toate autoritățile statului, în companii.
Sunt foarte multe ONG-uri care fac lucruri deosebite dar care nu stau bine la capitolul digitalizare. Sigur că motivele sunt, de cele mai multe ori, rezonabile. Amintim aici: resurse limitate și o listă prea lungă de priorități, listă pe care … digitalizarea nu a ajuns sau nu prea ajunge în cap de listă.
În mod sigur știi și tu ONG-uri care ar avea nevoie de un grad mai bun de digitalizare.
De ce?
De ce Digitalizare ONG-uri?
Deoarece sunt multe ONG-uri care fac lucruri deosebite!
- ONG-uri care implică resurse, în special umane, pe procese interne care pot fi automatizate.
- ONG-uri care nu folosesc cele mai eficiente instrumente colaborative.
- Toate acestea resurse umane, de cele mai multe ori foarte creative, ar putea fi folosite în proiectele pe care le derulează, în noi proiecte.
Ne propunem să oferim ONG-urilor … undițe și sesiuni de training de pescuit, în urma cărora să învețe să pescuiască mai eficient. Este mult mai bine decât să … le dăm pește sau să riscăm să … nu pescuiască.
De la ce?
De la ce am plecat?
În ultimii 3 ani ONG-ul nostru a colaborat cu multe ONG-uri (ne-am unit forțele pentru a fi mai eficienți – a se vedea proiecte din perioada pandemiei respectiv în cele ce țin de criza refugiaților).
În toată această perioadă am cunoscut organizații cu proiecte deosebite dar care stau destul de rău, unele chiar spre deloc, la capitolul digitalizare. Cunoscându-le ne-am dat seama că dacă ar avea implementate instrumente digitale, ar putea avea mai multe proiecte de impact, ar putea să aibă o influență mai mare în comunitate. Ar fi păcat să nu reușească să pună în aplicare proiectele pe care vor să le lanseze (și) din cauze de (in)eficiență cauzate unei insuficiente digitalizări.
La începutul anului 2023 am realizat o analiză pe 35 de ONG-uri. Am publicat rezultatele pe LinkedIn – vezi AICI
Instrumente
Instrumente digitale pentru ONG-uri.
Sunt foarte multe instrumente digitale pentru ONG-uri pe care acestea le pot obține gratuit sau cu reduceri semnificative față de prețul pieței. Mult prea puține ONG-uri au aplicat și implementat pentru astfel de produse, din diferite motive – pe care nu vom insista aici.
Amintim aici o parte din actori la nivel global care oferă instrumente digitale în mod gratuit pentru ONG-uri: Google, Youtube, Microsoft, Meta (Facebook), Amazon, Adobe, AirBnb, Zoom, Bitdefender și lista poate continua.
Ajută?
Ajută aceste instrumente ONG-urile? Categoric da și vom da doar 2 exemple:
- Produse oferite de Google în mod gratut: A. un ONG care are un domeniu și un web-site poate să genereze mii de adrese de email prenume.nume@numele-ong-ului.ro, pentru angajați, voluntari, etc, B. poate folosi Google Workspace (fostul gsuite) în mod gratuit – toate acestea fiind pe serverele Google, adică securizat. C. Google pune la dispoziția ONG-urilor o sumă de 10.000 usd (zece mii) lunar pentru a se promova pe Google Ads. Sunt doar câteva companii în România care investesc o sumă de zece mii usd lunar în promovarea pe google.
- Cât timp pierd cei din ONG-uri pentru procese repetitive? Pentru a redacta un contract (de sponsorizare sau de voluntariat) pentru a emite diplome / certificate pentru voluntari, de a redacta, emite diferite acte interne? Toate acestea se pot realiza mult mai ușor, implementând soluții digitale la îndemâna ONG-urilor. Ca exemplu: un potențial voluntar completează un formular de înscriere iar după verificare/ validarea acestuia, de ONG, scriu un singur ”OK”, într-un câmp și se generează automat contractul de voluntariat. Tot automat acel contract se trimite pe email voluntarului si se salvează în contul de drive al ONG-ului.
Cum?
Cum ajutăm ONG-urile? Oferim sprijin direct pentru a parcurge următorii pași:
- Analiza și identificarea nevoilor
- Planificarea (și realizarea bugetului dacă se impune)
- Selectarea instrumentelor digitale
- Formarea echipei
- Implementarea
- Monitorizare si evaluare
Digitalizarea unui ONG necesită o abordare strategică și planificată, care să țină cont de nevoile specifice ale organizației. Este important să se acorde atenție formării echipei și implementării corecte a instrumentelor digitale. Monitorizarea și evaluarea ar trebui sa fie un proces continuu pentru a asigura că digitalizarea are un impact pozitiv asupra ONG-ului.
Care ONG-uri?
Ne propunem să oferim sprijin pentru cât mai multe ONG-uri. Pe lângă organziațiile propuse de partenerii noștri, avem în vedere acele organziații care sunt la început de drum și cele care poate au făcut prea puțin pentru digitalizarea proceselor interne. Vom avea în vedere o prioritizare a includerii în proiect și în funcție de:
Misiunea ONG-ului – vom prioritiza ONG-urile a căror misiune / obiective este una importantă si relevantă pentru comunitate.
Nivelul de digitalizare actual – ONG-urile care sunt încă în stadiul incipient al digitalizării ar putea fi prioritizate înaintea celor care au deja un nivel ridicat de digitalizare.
Impactul social – Vom prioritiza ONG-urile care au un impact comunitar semnificativ si care servesc grupuri vulnerabile sau comunitati marginalizate, în special în sfera educației. Acestea ar putea beneficia cel mai mult de pe urma proiectului nostru.
Potențialul de sustenabilitate – Este important să identificăm ONG-urile care au un potențial ridicat de sustenabilitate după ce proiectul este implementat. ONG-urile care pot continua sa utilizeze noile tehnologii și să le integreze în activitățile lor de zi cu zi ar putea fi prioritizate.
Gradul de implicare si angajamentul ONG-ului – Prioritizăm ONG-urile care sunt interesate si implicate în procesul de digitalizare. ONG-urile care au un grad ridicat de implicare si care doresc să colaboreze activ, ar sunt mult mai ușor de sprijinit și ar putea obține rezultate mai bune.
Există foarte mulți furnizori globali care oferă instrumentele lor gratuit sau la prețuri reduse semnificativ. Vom aminti aici câțiva: Microsoft, Meta (facebook), Amazon, Adobe. Airbnb, Zoom, Bitdefender, etc.
Google oferă unul din cele mai importante granturi pt ONG-uri, în opinia noastră. Odată acceptați de Google:
- Veți putea face mii de adrese email profesionale pentru cei din ONG (inclusiv voluntari) de tipul prenume.nume@ong-ul-tau.ro
- Fiecare adresă de email însemnând câte un cont de drive (de 30GB) cu toate instrumentele din drive. Asta înseamnă foarte mult dpdv colaborativ.
- GoogleAds pentru non profit înseamnă 10.000 usd lunar pentru promovare pe Google
- Există grantul Youtube pentru ONG-uri
Marea majoritate a produselor pentru ONG-uri sunt oferite prin intermediul Techsoup. Colaborăm cu prietenii de la Techsoup în acest proiect.
- Astfel că primul pas pentru a putea beneficia de produse gratuite pentru ONG-uri, este ca ONG-ul să aibă un domeniu respectiv un site (domeniul obligatoriu deținut de ONG)
- Odată ce există domeniu și website-ul, se poate aplica / înscrie la Techsoup, urmând ca aceștia să valideze contul ONG-ului . pe baza validării techsopu veși putea aplica la produsele pentru ONG-uri.
Vom da ma jos câteva exemple de procese care pot fi automatizate. Este suficient să accesați link-urile indicate. Dacă vrei să vezi cum funcționează, completează unul din formularele de mai jos și vei primi automat pe email documentele generate.
Emitere & trimitere automată a unui Contract de Voluntariat/ AICI link de test.
Emitere & remitere a unui Contract de Sponsorizare. AICI link de test.
Emitere & remitere a unui Certificat Silver pentru o companie parteneră (să-i spunem o diplomă de recunoștință). AICI link de test.
Pe același model, se poate automiza orice fel de document care se emite repetitiv. Inclusiv documente contabile, cum ar fi: chitanțe, dispoziții de plată/încasare, diplome pentru voluntari, înregistrări la evenimente organizate, procese verbale, etc. Evident toate acestea se salvează în contul de cloud al organizației.
Banca pentru Alimente Oradea este partenerul nostru și beneficiar al programului You 4 ONG – Digitalizare ONG-uri.
Suntem mândri că am reușit să-i ajutăm. Banca pentru Alimente nu mai are nevoie de prezentare, proiectele lor au un impact major, au peste 100 de beneficiari direcți (ONG-uri) și multe mii de beneficiari indirecti – cea mai mare parte din aceștia fiind din categorii vulnerabile.
Banca pentru Alimente Oradea contribuie la reducerea sărăciei și la reducerea risipei alimentare în Bihor, Sălaj, Maramureș și Satu-Mare.
- Ce flow-uri i-am ajutat sa digitalizeze? Procese consumatoare de multe resurse de timp și umane. Vezi secțiunea alăturată.
” You 4 ONG” ne-a ajutat sa reducem la jumate timpul necesar completării proceselor verbale de colectă în campaniile din magazine și să putem avea informațiile în timp real în cloud, de unde sa facem imediat raportarea la partenerii noștri și la federație”
”Am redus cu 95% timpul necesar acordării de diplome participanților la programele de educație, care se trimit electronic după ce elevii își completează numele într-un formular”
”La completarea contractelor și rapoartelor, am economisit 50% din timpul care era necesar înainte, documentele rămân salvate online, nu există riscul să se piardă și în plus e foarte ușor de completat, chiar și de persoanele care nu sunt familiarizate cu tehnologia”
”Am automatizat completarea de contracte de ajutor alimentar și raportările de la organizațiile pe care le sprijnim, informațiile se completează online, contractele se generează și se trimit automat semnatarilor, iar datele introduse se centralizează în cloud, de unde știm în timp real informațiile actualizate despre partenerii noștri și le raportăm la federația națională și cea internațională”
Vezi mai jos testimonialul Gabrielei Vereș – președintele Băncii pentru Alimente Oradea.
Ce spun partenerii You 4 ONG?
Echipa You 4 ONG este bucuroasă să ajute organizații care au proiecte cu impact în societate.
Companie
Reprezinți o companie?
- dă de veste ONG-ului / ONG-urilor cu care colaborezi să aplice în proiectul You4Ong -digitalizare ONG-uri.
- Parteneriatul dintre compania ta și ONG-urile cu care aveți parteneriat va fi mult mai bună după ce implementează instrumente digitale.
- Impactul proiectelor lor / ale voastre în comunitate va fi mult mai mare datorită eficienței crescute.
- Compania ta poate susține acest proiect, în mod direct (*) sau chiar și prin voluntari(**)
(*) prin a susține în mod direct nu ne referim neapărat la bugetul de sponsorizare a companiei tale. Este un concept mai mult decât Win-Win. (vezi detalii)
(**) poate sunt angajați în compania ta dispuși să se implice în proiect. Să ajute unul sau mai multe ONG-uri. Dă-le de veste!
ONG
Reprezinți un ONG?
- Ai nevoie de ajutor în implementarea de instrumente digitale?
- Sau poate ONG-ul tău are implementate instrumente digitale și vrei să ne împărtășești experiența ta, să ne dai elemente de bune practici. Te asigurăm că ajută acest proiect.
Contactează-ne!
TU - OM bun
Ce poți face tu, OM BUN?
- Tu, cel care crezi în ceea ce pot face ONG-urile în comunitate.
- Tu, cel care cunoști cel puțin un ONG despre care știi/ crezi că poate avea nevoie de instrumente digitale și de ajutor în implementarea lor?
- Tu, cel care poate ești dispus să te implici voluntar în acest proiect. Poate chiar să ajuți un ONG drag ție să implementeze acele instrumente digitale de care ONG-ul are nevoie.
TU - om bun
TU om care vrei să faci bine,
… sunt multe modalități prin care te poți implica!
Dacă știi un ONG despre care crezi că ar avea nevoie să implementeze instrumente digitale, dă-i de veste!
- Vrem să ajutăm cât mai multe ONG-uri care au proiecte de impact.
- Nu contează dacă sunt ONG-uri mai mici sau înființate de curând.
Trimite-le link-u acestei pagini și vom face tot posibilul să-i ajutăm.
- Dacă știi un ONG cu care rezonezi poți să fii voluntarul lor în procesul de digitalizare. Vom fi alături de ei și de tine în procesul de implementare a instrumentelor digitale.
sau
- Poți să fii voluntarul nostru în acest proiect. Îți vom da toate datele necesare ca să te poți implica.
sau
- poți și doar să distribui acest proiect astfel încât să ajungă la cât mai multe ONG-uri și/sau la cât mai mulți potențiali voluntari.
sau
- anunță colegii tăi din compania în care lucrezi. Este foarte posibil ca firma ta să fie interesată să susțină digitalizarea ONG-urilor cu care aveți proiecte de impact.
sau
- așteptăm să ne spui cum crezi că te poți implica
Anunță-ți colegii din compania în care lucrezi (de exemplu cei care se ocupă de CSR).
- Este foarte posibil ca firma ta să fie interesată să susțină digitalizarea ONG-urilor cu care aveți proiecte de impact.
Reprezinți un ONG?
I. Ai nevoie de digitalizare?
Vrem să ajutăm! Contactează-ne.
- Ne contactezi.
- Îți transmitem un formular în care ne vei spune ce instrumente aveți implementate și ce instrumente ai vrea să implementezi
- Revenim cu un raport de propuneri. Inclusiv unele despre care poate nu știi.
- Stabilim foaia de parcurs și toate detaliile pentru implementarea celor convenite.
DA, toate serviciile oferite de noi sunt gratuite.
Obiectivul nostru este să te ajutăm să digitalizezi cât mai mult din activitatea ta. Astfel veți putea fi mai eficienți și veți putea aloca mai multe resurse (în special umane) în proiectele voastre de impact.
Există costuri?
Da, pot exista costuri, cum ar fi:
- Achiziția domeniului de internet
- Hosting-ul pentru website-ul ONG-ului vostru
- Diferite abonamente la servicii pe care decideți să le folosiți (de exemplu pentru achizitia de pachete Office Microsoft se plătește o sumă redusă semnificativ față de prețul pieței, la fel și pentru produsele Bitdefender)
ONG-ul nostru își propune să atragă finanțări pentru cât mai multe din costurile directe care pot să apară (vezi secțiunea precedentă ”Costuri?”).
Nu putem promite că vom aloca resursele finaciare pentru toate costurile care pot apărea în ONG-ul vostru apropos de digitalizare dar promitem să colaborăm pentru a găsi soluții în acest sens.
Odată ce realizăm raportul de digitalizare și foaia de parcurs împreună cu ONG-ul tău, îți vom putea spune în ce măsură și care din costuri ni le putem asuma.
Pe lângă eventuală finanțare directă din partea noastră îți vom putea oferi instrumente prin care ONG-ul tău să atragă finanțări pentru achizițiile de digital pe care decideți să le faceți.
II. ONG-ul tău este digitalizat?
Stați bine sau foarte bine la acest capitol? Împărtășeste din experiența ta, a ONG-ului vostru.
Ne ajuți spunându-ne ce instrumente digitale folosiți.
- Astfel vom afla și vom putea ajuta și alte ONG-uri.
- Scrie-ne și participă la proiectul nostru.
- Prin o cât mai bună digitalizare vom avea o comunitatea de ONG-uri mai eficientă.
Mulțumim!
Reprezinți o companie?
Contribuie la digitalizarea ONG-urilor
Sunt multe moduri în care te poți implica!
Colaborezi cu unul sau mai multe ONG-uri?
- Ajută-ne să-i ajutăm!
- Ajută-i să primească ajutorul nostru și al companiei tale!
În mod sigur tu și cei din compania ta înțelegeți foarte bine importanța digitalizării. Știți foarte bine cât de mult poate să însemne procesul de digitalizare.
Cel mai mic lucru pe care-l poți face este să anunți ONG-ul / ONG-urile în cauză de acest proiect. Vom face tot posibilul să-i ajutăm în procesul de digitalizare.
Dacă vrei mai mult pentru ONG-ul cu care compania ta rezonează, îți spunem cum poți să faci asta. Vezi secțiunea alăturată ”Finanțare”.
Așa cum am mai spus, ne propunem să dăm ONG-urilor … undițe, să le învățăm să … pescuiască respectiv și abonamente la … lacuri cu pește. Este mult mai eficient așa decât să le dăm pește.
Dacă compania ta este dispusă să se implice și financiar, te invităm să faci asta.
Noi oferim serviciile noastre pro-bono ONG-urilor. Cu toate acestea, anumite etape implică și costuri.
Astfel că:
- Poți ajuta direct ONG-ul pe care vrei să-l sprijini, acoperindu-i (parte) din costurile directe. Acele costuri care nu pot fi evitate (abonamente la instrumente digitale sau achizițiile acestora)
- Poți ajuta mai multe ONG-uri. Realizăm cu compania ta profilul ONG-urilor pe care vrei să le susții, noi urmând să venim cu o listă conform profilului stabilit iar compania ta alege pe care ONG-uri le susține.
Cele două variante de mai sus pot fi finanțate din bugetul de sponsorizare pe care compania ta îl are. Finanțarea prin sponsorizare NU este singura variantă. ONG-ul nostru a lansat un concept WIN-WIN, prin Unitatea Protejată You 4 Ability pe care o avem în cadrul ONG-ului.
- vezi secțiunea alăturată (UP)
În cadrul ONG-ului nostru avem autorizată Unitatea Protejată – You4Ability (aici despre pachetele noastre).
Din contravaloarea serviciilor oferite de noi ca Unitate Protejată finanțăm inclusiv acest proiect You4ONG.
- un focus deosebit îl avem pe ONG-urile care activează în zona copiilor și tinerilor cu dizabilități dar nu ne limităm la acestea.
Putem astfel finanța și digitalizarea ONG-urilor pe care compania ta le alege, cele cu care rezonați, cele cu care aveți parteneriate.
Un parteneriat între compania ta și You4Ability, înseamnă ca o parte semnificiativă din contravaloarea serviciilor noastre vor fi redirecționate către digitalizarea ONG-ului / urilor pe care le decide compania ta.
- vom stabili împreună modalitatea prin care se poate implica compania ta.
- vom stabili împreună ce ONG-uri vrei să susții și în ce mod, în procesul de digitalizare
- vom customiza parteneriatul plecând atât de la nevoile, realitățile din compania ta cât și de la politica de CSR a companiei.
Te asigurăm de un concept win-win-win.
Romanian 
English